Archivieren & Abschliessen
Wenn Ihr Forschungsprojekt als solches beendet ist, müssen in der Regel noch einige Dinge erledigt werden, um die Arbeit vollständig abzuschliessen und die Anforderungen von Geldgebern zu erfüllen. Beispielsweise könnten noch ein Abschlussbericht und möglicherweise eine Projektprüfung anstehen. Achten Sie insbesondere darauf, dass Sie eventuell eine gewisse Projektdokumentation aus rechtlichen Gründen langfristig aufbewahren müssen.
Forschungs- und Administrativdokumentation archivieren und löschen
Es gibt in Forschungsprojekten in der Regel zwei Arten von Dokumenten: Forschungsaufzeichnungen, einschliesslich Daten, und administrative Dokumente. Wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von einer Reihe von Faktoren ab, z. B. von der Art der Unterlagen, der Art der Forschung und den Anforderungen des Geldgebers.
Als hauptverantwortliche:r Wissenschaftler:in (PI) sind Sie in der Regel für die Aufbewahrung von Forschungsunterlagen und Daten verantwortlich. Um den Zugang zu den Unterlagen auch dann zu gewährleisten, wenn Sie die Universität verlassen, sollten diese Unterlagen auch von Ihrem Institut oder Ihrer Fakultät aufbewahrt werden. In jedem Fall muss Ihr Institut oder Ihre Fakultät Ihre administrativen Dokumente aufbewahren.
Was ist zu tun?
- Entsorgen oder vernichten Sie keine Forschungsunterlagen oder administrativen Dokumente, ohne die entsprechende Aufbewahrungsfrist zu kennen.
- Konsultieren Sie die entsprechenden Ressourcen, einschliesslich derjenigen des Geldgebers und der UniBE.
- Erstellen Sie einen Aufbewahrungs(zeit)plan für alle Unterlagen, die mit einem bestimmten Forschungsprojekt in Verbindung stehen, und vernichten Sie die Unterlagen zum vorgeschriebenen Zeitpunkt und auf die vorgeschriebene Weise.
Angebote und Beratung
Ihre erste Anlaufstelle für Fragen zur Aufbewahrung von Forschungsunterlagen und administrativen Dokumenten ist Ihr Institut oder Ihre Fakultät. Bei Bedarf kann auch die Fachstelle Datenschutz konsultiert werden.
Zu beachten und Rechtliches
An der UniBE gibt es Regeln zur Aufbewahrung von Forschungs- und administrativen Unterlagen. Bitte prüfen Sie auch, ob Ihre Fakultät spezifische Richtlinien hat. Oft ist die Aufbewahrung von Unterlagen in Ihrer Fördergefässvereinbarung (grant agreement) geregelt. Wenn die Anforderungen des Geldgebers und andere anwendbare Anforderungen voneinander abweichen, gilt die längste Aufbewahrungsfrist.
Bei Forschungsarbeiten am Menschen werden die Identifikatoren der Versuchspersonen in der Regel als Forschungsdaten betrachtet und müssen daher während der gesamten Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden. In Einwilligungsformularen sollte nicht versprochen werden, die Identifikatoren oder die Verbindungen zwischen Identifikatoren und Forschungsdaten vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten.
Wenn Sie beabsichtigen, ein Patent anzumelden, können – um Konflikte zu vermeiden – Unterlagen wie z. B. Labornotizen erforderlich sein, um festzustellen, wer der/die Erfinder:in oder der/die Inhaber:in der Rechte am geistigen Eigentum ist.
Abschliessen und nachbereiten
Am Ende Ihres Forschungsprojekts haben Sie vielleicht noch einige Dinge zu tun. Das hängt zum Beispiel davon ab, ob Sie eine externe Finanzierung für Ihre Forschung erhalten haben und welche Art von Forschung Sie durchgeführt haben.
Wenn Ihre Forschung durch ein Fördergefäss finanziert wurde, müssen Sie unter Umständen Abschlussberichte, einschliesslich Finanzberichte, vorlegen. In der Regel haben die Geldgeber das Recht, bis einige Jahre nach Ende der Finanzierung Projektüberprüfungen und Audits, auch zu finanziellen Fragen, durchzuführen.
Wenn Ihr Arbeitsverhältnis an der Universität Bern mit dem Ende der externen Projektförderung endet, können Sie unter Umständen gekaufte Ausrüstung oder einen Teil der verbleibenden Mittel an Ihre neue Institution übertragen, sofern die erforderlichen Genehmigungen vorliegen. Wenn Sie für ein Drittkredit-UniBE-Konto verantwortlich sind, das noch nicht aufgelöst werden kann, müssen Sie die Verantwortung auf eine andere leitende Person im Institut übertragen und diese über alle offenen Fragen informieren.
Prüfen Sie in jedem Fall, ob noch weitere Aufgaben für den Abschluss Ihres Projekts anstehen, z. B. Personalverwaltung, Zusendung von Publikation an Interviewpartner:innen, Entsorgung von Material oder Rückgabe von Geräten, etc.
Angebote und Beratung
Das Grants Office berät Sie über Ihre Berichtspflichten gegenüber den wichtigsten öffentlichen Geldgebern.
Wenn Ihr Geldgeber eine Prüfung Ihrer Finanzberichte verlangt, ist die T&R AG, Gümligen, der Prüfer für externe Finanzierungen an der Universität. Audits für US-Bundesfördergefässe (US federal grants), für Horizon 2020- und für Horizon Europe-Fördermittel, die von der EU finanziert werden, werden zentral durch das Grants Office organisiert.
Wenn Sie die Universität Bern verlassen, informieren Sie sich bitte auf den Seiten der Personalabteilung über die zu unternehmenden Schritte.
Bei allen anderen Fragen zur Beendigung Ihrer Forschung sollte Ihnen Ihr:e Vorgesetzte:r, Ihr Institut oder Ihre Fakultät weiterhelfen können.
Problemlösung
Während Ihres Projekts müssen Sie möglicherweise verschiedene Probleme lösen: in Bezug auf Ihr Budget, Ihr Team, vertragliche Fragen, Fragen der Einhaltung von Vorschriften usw. Bei drittmittelfinanzierten Projekten müssen einige Probleme möglicherweise direkt mit dem Drittmittelgeber geklärt werden. Wenn Sie sich unsicher sind, wenden Sie sich bitte an das Grants Office. Für alle anderen Projekte wenden Sie sich bitte an das Research Management Office.
