Planen & Vorbereiten

Verhandlung und Vorbereitung des Fördergefässes

Nachdem Sie die Bestätigung erhalten haben, dass Ihr Forschungsantrag erfolgreich war, folgt häufig ein Schritt zur Verhandlung oder Vorbereitung des Fördergefässes. Normalerweise können Sie den Starttermin des Projekts beeinflussen. Manchmal können Sie auch Änderungen der Bewilligungsbedingungen aushandeln – bei grossen öffentlichen Drittmittelgebern wie dem SNF oder der EU allerdings in der Regel nicht.

Der Geldgeber kann auch zusätzliche Informationen zum Budget verlangen oder Änderungen am Projektplan fordern. Wenn Ihr Budget gekürzt wurde, kann es sein, dass Sie Aufgaben umorganisieren oder streichen müssen.

Fördergefässvereinbarung oder Vertrag

Sobald alle offenen Fragen geklärt sind, erhalten Sie einen Vertrag oder eine Fördergefässvereinbarung (grant agreement). Wenn Sie Partner in einem Projekt sind und nicht Hauptverantwortung tragen (Principal Investigator; PI), kann es sein, dass Sie einen Vertrag von einer anderen Einrichtung und nicht direkt vom Geldgeber erhalten. In den meisten Fällen, wenn Sie der/die PI sind, wird der Vertrag zwischen dem Geldgeber und der UniBE geschlossen. Viele Geldgeber schicken eine Vereinbarung, die eine offizielle Unterschrift der UniBE erfordert, andere wiederum nicht. Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen die UniBE-Zentralverwaltung über den Vertrag oder die Vereinbarung informieren müssen.

Viele Fördergefässvereinbarungen sind sehr umfangreich und enthalten die Regeln des Geldgebers zu Ausgaben und Berichterstattung. Der SNF stellt keine Fördergefässvereinbarungen, sondern Förderungsbescheide aus, so dass Sie sich mit den geltenden Regeln vertraut machen müssen. Siehe die Seite des SNF über das Lifetime-Management von Projekten (Beiträgen).

Kredite (UniBE-Konten)

Jedes Projekt, das Drittmittel erhält, benötigt ein UniBE-Drittmittelkonto („Drittkredit“) für das Projekt und ggf. für die Overhead- oder indirekten Kosten. Die Konten werden in eForms eröffnet, wobei die Rollen und Verantwortlichkeiten durch das interne Kontrollsystem Ihres Instituts festgelegt werden. Sie können die Konten erst eröffnen, wenn Sie die unterzeichnete Fördergefässvereinbarung erhalten haben.

Der Zeitplan für den Erhalt der Mittel ist von Geldgeber zu Geldgeber unterschiedlich. Einige Förderer warten auf Ihre Zahlungsaufforderung, andere überweisen die Mittel nach einem festen Zeitplan. Bei grösseren Zuschüssen wird wahrscheinlich nur ein Teil des Budgets im Voraus gezahlt. Die letzte Zahlung erfolgt häufig nach der Genehmigung Ihres Abschlussberichts.

Angebote und Beratung

Für alle Geldgeber ausser dem SNF müssen Ihre Fördergefässvereinbarungen von einer der unten aufgeführten Stellen geprüft und verarbeitet werden. Ihre erste Anlaufstelle hängt von Ihrem Geldgeber ab.

Zu beachten und Rechtliches

Bitte lesen Sie die Informationen zur externen Finanzierung auf der UniBE-Seite zu Forschungscompliance und guter wissenschaftlicher Praxis. Dort finden Sie auch Informationen zu den Vertragsverfahren, u. a. wer unterschriftsberechtigt ist und ob der Vertrag der Genehmigung durch die Universitätsleitung bedarf.

Sollten UniBE-Regeln und -Verfahren von denen des Geldgebers abweichen, gelten jeweils die strengeren Anforderungen.

Sie als hauptverantwortliche wissenschaftliche Person (PI) tragen in letzter Konsequenz die Verantwortung für den korrekten Umgang mit den Ihnen anvertrauten Mitteln und für die Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften. Sollten Fehler oder Missmanagement festgestellt werden, können Sie aufgefordert werden, die Mittel zurückzuzahlen.

Wenn an Ihrem Projekt Partner oder Mitarbeitende beteiligt sind, müssen Sie höchstwahrscheinlich eine Forschungsvereinbarung mit diesen schliessen, um die Rechte und Pflichten beider Parteien sowie die finanziellen und administrativen Rahmenbedingungen zu regeln. Weitere Vertragsarten sind Vereinbarungen über den Material- und Datentransfer sowie Vertraulichkeitsvereinbarungen. Für von der EU geförderte Verbundprojekte ist eine Konsortialvereinbarung erforderlich, die zwischen den Partnern ausgehandelt werden muss. 

Angebote und Beratung

Die unten genannten Stellen können Sie zu Verträgen mit Partnern beraten. Bitte kontaktieren Sie sie so früh wie möglich.

Zu beachten und Rechtliches

Bitte lesen Sie die Informationen zu Verträgen auf der UniBE-Seite zu Forschungscompliance und guter wissenschaftlicher Praxis, insbesondere die Weisungen betreffend Vertragsfluss, damit Sie sich Ihrer Pflichten bewusst sind. Ein Standardmuster für Verträge zwischen der UniBE und externen Partnern können Sie hier einsehen. Beachten Sie, dass Ihre Mitarbeit zwar gefragt sein wird, Sie aber nie selbst einen Vertrag aufsetzen werden.

Wenn Ihr Projekt extern finanziert wird, prüfen Sie bitte auch die Bedingungen Ihres Geldgebers für Verträge mit Partnern und Ihre Pflichten. Bei einigen Geldgebern müssten Sie auch für das wissenschaftliche und finanzielle Management Ihrer Partner Verantwortung übernehmen.

Das Forschungsteam umfasst alle Personen, die an einem Forschungsprojekt mitarbeiten. In der Regel sind Sie als hauptverantwortliche wissenschaftliche Person (PI) oder Co-PI für die Rekrutierung der Teammitglieder und alle anderen Aspekte des Projekts verantwortlich.

Zu den Teammitgliedern kann eine Vielzahl von Personen gehören, wie z. B.:

• Postdoktorierende
• Doktorierende
• andere wissenschaftliche oder technische Mitarbeitende
• andere Forschende und Mitarbeitende sowohl innerhalb als auch ausserhalb der UniBE

Angebote und Beratung

Die Personalabteilung (Uni intern) bietet ein umfassendes Angebot an Dienstleistungen bzgl. der Neueinstellung von Mitarbeitenden, darunter zu:

• UniBE als Arbeitgeberin
• Bedingungen für die Anstellung
• Anforderungen an Stellenausschreibungen
• Praktische Aspekte der Personalbeschaffung, einschliesslich Arbeitserlaubnis, falls erforderlich
• Personalmanagement
• Personalentwicklung
• Beendigung von Verträgen
• Digitale Infrastruktur

Das Welcome Center bietet eine Reihe von Dienstleistungen für neue Doktorierende, Postdoktorierende, Professorinnen und Professoren sowie Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler, die nicht aus Bern oder der Schweiz stammen.

Zu beachten und Rechtliches

Die Rekrutierung einer Person mit den richtigen Fachkenntnissen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn sie nicht die schweizerische Staatsangehörigkeit besitzt oder in der Schweiz ansässig ist. Beginnen Sie mit diesem Prozess so bald wie möglich, nachdem die Mittel zugesagt wurden.

Jedes potenzielle Teammitglied sollte sich so früh wie möglich für das Projekt verpflichten. Ebenso sollten die Ressourcen und Möglichkeiten, die den einzelnen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden sollen, so bald wie möglich festgelegt werden.

Eine Sammlung von Rechtsdokumenten zum Thema Personal und Einstellung finden Sie hier.