Planen & Vorbereiten
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Nach der Genehmigung Ihres Projektantrages müssen Sie mit der Durchführung Ihres Projekts beginnen. Zu den typischen Schritten in dieser Phase gehört es, die Finanzierungsbedingungen sowie weitere Verträge auszuhandeln, die Finanzmittel zu erhalten, Ihr Team zusammenzustellen und weitere für Ihr Projekt erforderliche Rahmenbedingungen zu schaffen.
Finanzierung erhalten
Verhandlung und Vorbereitung des Fördergefässes
Nachdem Sie die Bestätigung erhalten haben, dass Ihr Forschungsantrag erfolgreich war, folgt häufig ein Schritt zur Verhandlung oder Vorbereitung des Fördergefässes. Normalerweise können Sie den Starttermin des Projekts beeinflussen. Manchmal können Sie auch Änderungen der Bewilligungsbedingungen aushandeln – bei grossen öffentlichen Drittmittelgebern wie dem SNF oder der EU allerdings in der Regel nicht.
Der Geldgeber kann auch zusätzliche Informationen zum Budget verlangen oder Änderungen am Projektplan fordern. Wenn Ihr Budget gekürzt wurde, kann es sein, dass Sie Aufgaben umorganisieren oder streichen müssen.
Fördergefässvereinbarung oder Vertrag
Sobald alle offenen Fragen geklärt sind, erhalten Sie einen Vertrag oder eine Fördergefässvereinbarung (grant agreement). Wenn Sie Partner in einem Projekt sind und nicht Hauptverantwortung tragen (Principal Investigator; PI), kann es sein, dass Sie einen Vertrag von einer anderen Einrichtung und nicht direkt vom Geldgeber erhalten. In den meisten Fällen, wenn Sie der/die PI sind, wird der Vertrag zwischen dem Geldgeber und der UniBE geschlossen. Viele Geldgeber schicken eine Vereinbarung, die eine offizielle Unterschrift der UniBE erfordert, andere wiederum nicht. Bitte beachten Sie, dass Sie in beiden Fällen die UniBE-Zentralverwaltung über den Vertrag oder die Vereinbarung informieren müssen.
Viele Fördergefässvereinbarungen sind sehr umfangreich und enthalten die Regeln des Geldgebers zu Ausgaben und Berichterstattung. Der SNF stellt keine Fördergefässvereinbarungen, sondern Förderungsbescheide aus, so dass Sie sich mit den geltenden Regeln vertraut machen müssen. Siehe die Seite des SNF über das Lifetime-Management von Projekten (Beiträgen).
Kredite (UniBE-Konten)
Jedes Projekt, das Drittmittel erhält, benötigt ein UniBE-Drittmittelkonto („Drittkredit“) für das Projekt und ggf. für die Overhead- oder indirekten Kosten. Die Konten werden in eForms eröffnet, wobei die Rollen und Verantwortlichkeiten durch das interne Kontrollsystem Ihres Instituts festgelegt werden. Sie können die Konten erst eröffnen, wenn Sie die unterzeichnete Fördergefässvereinbarung erhalten haben.
Der Zeitplan für den Erhalt der Mittel ist von Geldgeber zu Geldgeber unterschiedlich. Einige Förderer warten auf Ihre Zahlungsaufforderung, andere überweisen die Mittel nach einem festen Zeitplan. Bei grösseren Zuschüssen wird wahrscheinlich nur ein Teil des Budgets im Voraus gezahlt. Die letzte Zahlung erfolgt häufig nach der Genehmigung Ihres Abschlussberichts.
Angebote und Beratung
Für alle Geldgeber ausser dem SNF müssen Ihre Fördergefässvereinbarungen von einer der unten aufgeführten Stellen geprüft und verarbeitet werden. Ihre erste Anlaufstelle hängt von Ihrem Geldgeber ab.
Gelgeber | Anlaufstelle |
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SNF | Ihre erste Anlaufstelle ist Ihr Institut. Dieses wird in geeigneter Weise die Abteilung Finanzen sowie die Personalabteilung kontaktieren. |
EU (einschliesslich Projekte, die durch das SBFI gefördert werden) US-Behörden Andere grosse Drittmittelgeber |
Grants Office |
Innosuisse-Projekte | Innovation Office |
Private Organisationen und andere Geldgeber für Projekte an der:
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Rechtsdienst |
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Unitectra |
Zu beachten und Rechtliches
Bitte lesen Sie die Informationen zur externen Finanzierung auf der UniBE-Seite zu Forschungscompliance und guter wissenschaftlicher Praxis. Dort finden Sie auch Informationen zu den Vertragsverfahren, u. a. wer unterschriftsberechtigt ist und ob der Vertrag der Genehmigung durch die Universitätsleitung bedarf.
Sollten UniBE-Regeln und -Verfahren von denen des Geldgebers abweichen, gelten jeweils die strengeren Anforderungen.
Sie als hauptverantwortliche wissenschaftliche Person (PI) tragen in letzter Konsequenz die Verantwortung für den korrekten Umgang mit den Ihnen anvertrauten Mitteln und für die Einhaltung aller einschlägigen Vorschriften. Sollten Fehler oder Missmanagement festgestellt werden, können Sie aufgefordert werden, die Mittel zurückzuzahlen.
Verträge mit Partnern abschliessen
Wenn an Ihrem Projekt Partner oder Mitarbeitende beteiligt sind, müssen Sie höchstwahrscheinlich eine Forschungsvereinbarung mit diesen schliessen, um die Rechte und Pflichten beider Parteien sowie die finanziellen und administrativen Rahmenbedingungen zu regeln. Weitere Vertragsarten sind Vereinbarungen über den Material- und Datentransfer sowie Vertraulichkeitsvereinbarungen. Für von der EU geförderte Verbundprojekte ist eine Konsortialvereinbarung erforderlich, die zwischen den Partnern ausgehandelt werden muss.
Angebote und Beratung
Die unten genannten Stellen können Sie zu Verträgen mit Partnern beraten. Bitte kontaktieren Sie sie so früh wie möglich.
Geldgeber/Vertragsart | Anlaufstelle |
---|---|
EU – Konsortialvereinbarungen US-Behörden – Unterverträge mit anderen Institutionen |
Grants Office |
Innosuisse-Partner | Innovation Office |
Forschungs- und andere Vereinbarungen zwischen Institutionen oder Mitarbeitenden
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Rechtsdienst |
|
Unitectra |
Zu beachten und Rechtliches
Bitte lesen Sie die Informationen zu Verträgen auf der UniBE-Seite zu Forschungscompliance und guter wissenschaftlicher Praxis, insbesondere die Weisungen betreffend Vertragsfluss, damit Sie sich Ihrer Pflichten bewusst sind. Ein Standardmuster für Verträge zwischen der UniBE und externen Partnern können Sie hier einsehen. Beachten Sie, dass Ihre Mitarbeit zwar gefragt sein wird, Sie aber nie selbst einen Vertrag aufsetzen werden.
Wenn Ihr Projekt extern finanziert wird, prüfen Sie bitte auch die Bedingungen Ihres Geldgebers für Verträge mit Partnern und Ihre Pflichten. Bei einigen Geldgebern müssten Sie auch für das wissenschaftliche und finanzielle Management Ihrer Partner Verantwortung übernehmen.
Forschungsteam rekrutieren
Das Forschungsteam umfasst alle Personen, die an einem Forschungsprojekt mitarbeiten. In der Regel sind Sie als hauptverantwortliche wissenschaftliche Person (PI) oder Co-PI für die Rekrutierung der Teammitglieder und alle anderen Aspekte des Projekts verantwortlich.
Zu den Teammitgliedern kann eine Vielzahl von Personen gehören, wie z. B.:
- Postdoktorierende
- Doktorierende
- andere wissenschaftliche oder technische Mitarbeitende
- andere Forschende und Mitarbeitende sowohl innerhalb als auch ausserhalb der UniBE
Angebote und Beratung
Was ist zu tun?
![](/unibe/portal/content/e1133/e9816/e1447446/e1455534/e1455538/pane1455544/e1459146/Piktogramm_12_ger.png)
- Identifizieren Sie wissenschaftliche und technische Fachkenntnisse, die für die geplante Forschung erforderlich sind.
- Identifizieren Sie Personen, die diese Anforderungen erfüllen.
- Nehmen Sie mit jeder Person Kontakt auf, um ihre mögliche Rolle im Projekt zu besprechen.
- Sichern Sie sich das Engagement Ihrer Teammitglieder für das Projekt und ermitteln Sie für jeden Einzelnen die Ressourcen und Möglichkeiten, die das Projekt ihm/ihr bietet.
Die Personalabteilung (Uni intern) bietet ein umfassendes Angebot an Dienstleistungen bzgl. der Neueinstellung von Mitarbeitenden, darunter zu:
- UniBE als Arbeitgeberin
- Bedingungen für die Anstellung
- Anforderungen an Stellenausschreibungen
- Praktische Aspekte der Personalbeschaffung, einschliesslich Arbeitserlaubnis, falls erforderlich
- Personalmanagement
- Personalentwicklung
- Beendigung von Verträgen
- Digitale Infrastruktur
Das Welcome Center bietet eine Reihe von Dienstleistungen für neue Doktorierende, Postdoktorierende, Professorinnen und Professoren sowie Gastwissenschaftlerinnen und Gastwissenschaftler, die nicht aus Bern oder der Schweiz stammen.
Zu beachten und Rechtliches
Die Rekrutierung einer Person mit den richtigen Fachkenntnissen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, insbesondere wenn sie nicht die schweizerische Staatsangehörigkeit besitzt oder in der Schweiz ansässig ist. Beginnen Sie mit diesem Prozess so bald wie möglich, nachdem die Mittel zugesagt wurden.
Jedes potenzielle Teammitglied sollte sich so früh wie möglich für das Projekt verpflichten. Ebenso sollten die Ressourcen und Möglichkeiten, die den einzelnen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt werden sollen, so bald wie möglich festgelegt werden.
Eine Sammlung von Rechtsdokumenten zum Thema Personal und Einstellung finden Sie hier.
Problemlösung
![](/unibe/portal/content/e1133/e9816/e1447446/e1455534/e1524980/AdobeStock_429621049_ger.jpg)
Während Ihres Projekts müssen Sie möglicherweise verschiedene Probleme lösen: in Bezug auf Ihr Budget, Ihr Team, vertragliche Fragen, Fragen der Einhaltung von Vorschriften usw. Bei drittmittelfinanzierten Projekten müssen einige Probleme möglicherweise direkt mit dem Drittmittelgeber geklärt werden. Wenn Sie sich unsicher sind, wenden Sie sich bitte an das Grants Office. Für alle anderen Projekte wenden Sie sich bitte an das Research Management Office.